• Opublikowano: 2016-08-27

Usłyszałam ostatnio o regule 3 priorytetów na dzień i złapałam się za głowę. Zerknęłam przelotnie na zapełnioną od góry do dołu listę zadań na dziś i powiedziałam sobie, że to niemożliwe. Niemożliwe, niewykonalne… A jednak. Niekończąca się lista obowiązków i myślenie o coraz to nowych rzeczach do zrobienia to nic innego jak pracoholizm, perfekcjonizm i wszytko, co wiąże się z niezdrowym trybem życia. Jak nauczyć się efektywnie planować i zarządzać cennym czasem?

Nawyki

Niemalże wszystkie czynności, które wykonujemy po pewnym czasie stają się nawykami, co oznacza, że mózg po określonej liczbie powtórzeń automatyzuje wykonywane zadania. Piszę o tym, ponieważ planowanie wymaga na początku szczególnej dyscypliny i samokontroli. Wartościowej umiejętności zarządzania trzeba się nauczyć, dlatego podejdź do całej sprawy cierpliwie. Pamiętasz naukę jazdy samochodem? Na początku musiałeś kontrolować każdy ruch, ale po pewnym czasie nawet nie pamiętasz, czy zamknąłeś samochód, bo wszystko robisz automatycznie. Z planowaniem jest tak samo, po prostu trzeba się przyzwyczaić.

Koncentracja i czas

Zastanów się, jaka pora dnia sprzyja Twojej produktywności. Dla mnie, podobnie jak dla większości ludzi, najbardziej efektywne są poranki. Jestem wówczas wypoczęta, gotowa do działania oraz w ciepłym towarzystwie świeżo zaparzonej kawy. Poranki są także kopalnią niezwykle ważnego elementu efektywnej pracy, jakim jest… cisza. Wyłącz powiadomienia, zamknij niezwiązane z tematyką zadania zakładki, odrobinę odetnij się od świata. Czas, w którym nikt Ci nie przeszkadza, pozwala realizować zadania szybko i bezboleśnie.

Zaczynaj od najtrudniejszego

Ciężko wypracować ten nawyk, bo trudne zadania to duża pokusa prokrastynacji. Jestem jednak przekonana, że znasz to natarczywe i nieprzyjemne uczucie “ciężkości” w głowie. Coś odciąga Twoją uwagę od wykonywanych zadań, a to “coś” to ciągła świadomość przesuwanego na dalszy plan nieprzyjemnego obowiązku. Mimo że nie jest to łatwe, zawsze zaczynaj od najtrudniejszego.

Aplikacje

Aż ciężko zdecydować się, którą wybrać, bo obecnie świat aplikacji oszalał na punkcie planowania czasu, elektronicznych organizerów i kalendarzy. Testuj, sprawdzaj, dopasuj aplikację do konkretnych projektów. Technologia w tym temacie potrafi bardzo ułatwić życie.

Reguła 60:40

Według tej reguły 60% naszego dnia powinno być zaplanowane. Tylko 60. Pamiętaj, że odpoczynek to podstawa efektywnej pracy, a w rezultacie większa ilość wykonanych zadań. Co z resztą czasu? Pozostałe 40% to działania niezaplanowane i spontaniczne, które pozwolą złapać oddech po ciężkim dniu.

Nie

“Zawsze gotowa, dla każdego na tak, dam radę udźwignąć wszystko!”, a potem trzeba walczyć z frustracją, bo znowu znowu zabrakło czasu na zrobienie podstawowych rzeczy. Nie można być zawsze na tak i w pełni realizować zaplanowanych zadań. Nie obawiaj się, że ktoś posądzi Cię o złośliwość, lenistwo, czy brak chęci pomocy. Umiejętność odmawiania jest trudna, choć na dłuższą metę nie można się bez niej obejść.

Zostało jeszcze kilka zadań...

Znasz już narzędzia, wiesz co robić, jak działać, a mimo to znowu nie udało się wykonać zadania w stu procentach. I tu odzywa się wewnętrzny perfekcjonista, wywołujący presję i chęć obwiniania się o niedokończenie planu… Niedokończenie listy zadań na dzień to wskazówka, a nie powód do zmartwień. Daj sobie wartościowy feedback, wyciągnij naukę z tej sytuacji. Możliwe, że musisz ulepszyć system podejmowania decyzji, popracować nad koncentracją, a może po prostu bierzesz na swoje barki odrobinę za dużo?

I pamiętaj… Produktywność to jakość, a nie ilość zadań. Daj sobie trochę luzu :)